ระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
(Office Automation)

สำนักงานอัตโนมัติ
สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะ ไกลหรือในตำแหน่งใด ๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา
กิจกรรมที่ดำเนินการ อยู่ในสำนักงาน แบ่งเป็นกลุ่มกิจกรรม ดังนี้
- การจัดทำเอกสาร,การนัดหมาย, การนำเสนอข้อมูล, การบันทึกข้อมูล และข้อสรุป,การรับส่งเอกสาร, การลงทะเบียนเอกสาร, การดำเนินการตามเอกสาร, การติดตามเอกสาร และ การดำเนินการ, การเรียกใช้ข้อมูล, การติดต่อบุคลากร ทั้งภายนอก และ ภายในองค์กร, การตรวจสอบกระบวนการ, กิจกรรมเฉพาะหน่วยงาน, การจัดทำเอกสาร
ประโยชน์ของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
- ทำให้งานขององค์กรมีความถูกต้อง แม่นยำมากขึ้น มีความรวดเร็วและง่ายต่อการตรวจสอบภายในองค์กร
- เพื่อเป็นการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ ทำให้โลกพัฒนาสู่ยุคของข้อมูลข่าวสารและทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป และในการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารนั้นเราสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะบริการที่ต้องการความสะดวกอย่างรวดเร็ว
-ความรวดเร็วในการนำไปใช้งาน Timelines สามารถให้ข้อมูลที่รวดเร็วทันต่อเหตุการณ์ทันกับความต้องการ

-ความถูกต้อง Accuracy ได้รับข้อมูลที่มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น

-ลดเวลาในการทำงาน Reduce Time ประหยัดเวลาในการดำเนินงา

-ลดค่าใช้จ่าย Reduce Cost ประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

-เพิ่มประสิทธิภาพ Efficiency ในด้านการติดต่อสื่อสารข้อมูล

-การใช้ระบบการทำงานของคอมพิวเตอร์ซึ่งปรากฏข้อมูลต่าง ๆ บนจอภาพนั้นเราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารโดยการเพิ่มความสามารถในการใช้ประสาทสัมผัสทางตาและหูไปพร้อมกัน จึงช่วยให้เกิดความเข้าใจและความจำสมบูรณ์ขึ้นพร้อมทั้งสื่อสารได้ไกลและกว้างยิ่งขึ้น ช่วยลดความจำเจซ้ำซากของงานลงได้ทำให้ไม่เบื่องาน

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงาน แบ่งได้ดังนี้
เทคโนโลยีสารสนเทศ
การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ
เทคโนโลยีสารสนเทศความหมาย คือ เครื่องมือ เครื่องใช้ กระบวนการ หรือระบบงานต่างๆ ที่ก่อให้เกิดสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้งานเป็นการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หลักของการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มีดังนี้ คือ
1. มีการวางแผนของการจัดการระบบข้อมูล

2. มีการออกแบบและพัฒนาระบบข้อมูล

3. ได้รับความร่วมมือจากบุคคลากรฝ่ายงานต่างๆเทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ

1. งานด้านการจัดการเอกสาร

2. งานด้านการจัดการข่าวสาร

3. งานด้านการประชุม

4. งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน

5. งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร

ภาพการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ----

ที่มา
http://www.elecnet.chandra.ac.th/learn/courses/5653613/oa.html
http://www.dlf.ac.th/dltv/dltv-uploads/libs/html/1764/oa2.htm