อุปกรณ์ที่นำมาใช้ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
อุปกรณ์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1.ประเภทของเครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติตามลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งกา1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้1
.1เครื่องพิมพ์ดีด
1.2เครื่องคอมพิวเตอร์
1.3เครื่องปรุกระดาษไข
2. ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมีเครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดังนี้
2.1เครื่องเย็บเอกสาร
2.2เครื่องอัดสำเนา
2.3เครื่องถ่ายเอกสาร
2.4เครื่องออฟเซ็ต
3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร
3.1เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย
3.2เครื่องประทับตราไปรษณีย์
3.3เครื่องชั่งจดหมาย
3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย
3.5เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร
4.ประเภทที่ใช้ในการเงินการบัญชี
4.1เครื่องบวกเลขและเครื่องคำนวณเลข
4.2.เครื่องคอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลการเงินและพิมพ์รายงานรายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้
เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง ต่องาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้
เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว”
โทรศัพท์ เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯโทรสาร ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์
เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer) เป็นเครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก
เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter) เป็นเครื่องผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์
เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener) การที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีกด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้ มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมาแนบไว้กับซองนั้น
เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales) งานในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน
เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่องเหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของ
เครื่องคำนวณเลขเครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตามสำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะมาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียงชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตามต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียงอื่นๆเครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่งซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง
อุปกรณ์ของสำนักงานอัตโนมัติ
1.ประเภทของเครื่องมือ เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติตามลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทั้งกา1.ประเภทพิมพ์งานในสำนักงาน แระกอบด้วยเครื่องต่างๆ ดังนี้1
.1เครื่องพิมพ์ดีด
1.2เครื่องคอมพิวเตอร์
1.3เครื่องปรุกระดาษไข
2. ประเภทผลิตเอกสาร เอกสารในสำนักงานอัตโนมัติมีหลายประเภทจำเป็นต้องมีเครื่องมือเครื่องใช้ เพื่อให้การจำทำเอกสาร ได้สะดวกรวดเร็วดังนี้
2.1เครื่องเย็บเอกสาร
2.2เครื่องอัดสำเนา
2.3เครื่องถ่ายเอกสาร
2.4เครื่องออฟเซ็ต
3.ประเภทการสื่อสารหรือการส่งข่าวสาร
3.1เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย
3.2เครื่องประทับตราไปรษณีย์
3.3เครื่องชั่งจดหมาย
3.4เครื่องผนึกซองจดหมาย
3.5เครื่องโทรศัพท์ เครื่องโทรสาร
4.ประเภทที่ใช้ในการเงินการบัญชี
4.1เครื่องบวกเลขและเครื่องคำนวณเลข
4.2.เครื่องคอมพิวเตอร์เก็บข้อมูลการเงินและพิมพ์รายงานรายละเอียดของเครื่องมือ เครื่องใช้ในสำนักงานอัตโนมัติประเภทต่างๆ มีดังนี้
เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดเป็นสิ่งประดิษฐ์ที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่ง ต่องาน สำนักงานและการดำเนินธุรกิจ ซึ่งได้นำมาใช้เป็นเครื่องใช้สำนักงานเป็นเวลานานแล้ว หากขาดเครื่องพิมพ์ดีดไปแล้วธุรกิจต่าง ๆ ที่ทำกันอยู่ทุกวันนี้อาจจะหยุดชะงักได้ก็ได้
เครื่องอัดสำเนา (Duplicating machine) เป็นเครื่องทุ่นแรงชนิดหนึ่งใช้สำหรับอัดสำข้อความหรือหนังสือที่ต้องการเป็นจำนวนมากเครื่องอัดสำเนานี้มักจะเรียกกันจนติดปากว่า”โรเนียว”
โทรศัพท์ เป็นสิ่งประดิษฐ์ที่สำนักงานไม่อาจจะขาดได้เพราะเป็นเครื่องมือสำหรับการใช้สื่อสารติดต่อสนทนาระหว่างบุคคลภายในด้วยกันเองหรือสนทนากับบุคคลภายนอก โทรศัพท์ได้รับการปรับปรุงให้มีความสามารถมากไปกว่าการต่อสายการรับและการสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งความสามารถที่เพิ่มขึ้นได้แก่ การบันทึกหมายเลขโทรศัพท์ไว้ต่อโดยอัตโนมัติ การบันทึกเสียงของผู้เรียกเอาไว้เมื่อผู้ไม่อยู่รับโทรศัพท์ ฯลฯโทรสาร ปัจจุบันเครื่องโทรสารได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรบการสื่อสารสำหรับการส่งเอกสารจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่งผ่านระบบโทรศัพท์
เครื่องติดดวงตราไปรษณียากร (Stamp Affixer) เป็นเครื่องชนิดที่ทำให้แสตมป์ชื้นเครื่องทุ่นแรงชนิดนี้ไม่ใช้ไฟฟ้า การใช้เครื่องนี้โดยการใช้แสตมป์ที่เป็นม้วน ๆ นำเข้าใส่เครื่องเมื่อกดปุ่มที่เครื่องก็สามารถตัดฉีกแสตป์นั้นออกได้ เครื่องติดดวงตราไปรษณีย์นี้เป็นที่นิยมกันมากเพราะเป็นการทุ่นเวลาได้มาก
เครื่องประทับตราไปรษณียากร (Postal Meter) เป็นเครื่องผนึกตราไปรษณียากร จดหมายสิ่งตีพิมพ์หรือพัสดุที่จะส่งทางไปรษณีย์
เครื่องเปิดซองจดหมาย (Envelope Opener) การที่บริษัทหรือสำนักงานต่าง ๆ ได้รับจดหมายมาเป็นจำนวนมาก ๆ หากไม่มีเครื่องเปิดซองจดหมายโดยเฉพาะก็จะทำให้งานนั้นล่าช้าไปเปล่า ๆ เพราะจะอาศัยแต่เพียงกรรไกรตัดย่อมไม่ทันความต้องการ แต่ถ้ามีเครื่องเปิดซองก็อาจจะใช้ตัดริมซองจดหมายได้ครั้งละหลาย ๆ ซอง เพียงแต่ผู้ใช้เครื่องเคาะให้เอกสารหรือเอกสารหรือจดหมายนั้นลงไปอยู่อีกด้านหนึ่ง ๆ แล้วส่งให้ในเครื่องชนิดนี้ มีดจะตัดริมซองได้ด้วยความเร็วเมื่อเปิดซองแล้วเจ้าหน้าที่ก็นำเอกสารนั้นมาแนบไว้กับซองนั้น
เครื่องชั่งจดหมายและพัสดุ (Postal Scales) งานในสำนักงานหากมีจดหมายที่จะต้องส่งออกมาเครื่องชั่งจดหมายและพัสดุก็เป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากเช่นเดียวกันกับเครื่องติดดวงตราไปรษณียากรเพราะการจะทราบค่าไปรษณียากรให้ถูกต้องก็จะต้องทราบน้ำหนักก่อน
เครื่องคำนวณเลข (Calculating Machine) เครื่องคำนวณเลขนี้แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ ชนิด Ten Key Machine และชนิด Full Key Machine เครื่องเหล่านี้สามารถที่จะคำนวณการบวก ลบ คูณ หาร ได้รวดเร็ว ผลลัพธ์นั้นจะปรากฏบนกระดาษม้วนหรือบนส่วนหนึ่งของ
เครื่องคำนวณเลขเครื่องสั่งงาน (Dictaphone) ตามสำนักงานห้างร้านใหญ่ๆที่มีปริมาณงานมากผู้บังคับบัญชาอาจไม่มีเวลาพอที่จะมาสั่งงานด้วนตนเองได้ เมื่อเป็นเช่นนี้ก็จำเป็นต้องใช้เครื่องสั่งงานอันเป็นเครื่องบันทึกเสียงชนิดหนึ่ง โดยผู้บังคับบัญชาสั่งงานไว้ในเครื่องนั้น เมื่อเลขานุการมาก็เปิดเครื่องฟังเครื่องชนิดนี้ขณะที่เปิดอาจจะหยุดได้ตามต้องการ ผู้ที่เชี่ยวชาญในการฟังมักจะฟังไปด้วยและพิมพ์ไปด้วย และสามารถทำให้เสียงดังฟังได้เฉพาะหรือเสียงดังออกเช่นเครื่องบันทึกเสียงอื่นๆเครื่องลงบัญชี เครื่องทุ่นแรงชนิดนี้มีประโยชน์มากสามารถอำนวยความสะดวกได้เป็นอย่างดียิ่งซึ่งมีอยู่หลายชนิดด้วยกัน บางชนิดสามารถใช้บวก หัก รวม ได้โดยอัตโนมัติจัดลำดับจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง
2 ความคิดเห็น:
เนื้อหาเยอะ อ่านได้ง่ายแต่ไม่ค่อยเข้าใจ
ตัวหนังสือยังไม่ดีพอคับ
แสดงความคิดเห็น